Satıştan stoka, sınav sonuçlarından anket verilerine kadar binlerce satırlık Excel dosyalarını analiz etmek artık yalnızca uzun formüllere ve saatler süren manuel kontrollere bağlı değil. Yapay zekâ araçları, doğru yönlendirildiğinde veriyi anlamlandırma, sorunlu alanları belirleme, analiz planı çıkarma ve uygun grafik türünü seçme süreçlerinde önemli kolaylık sağlayabiliyor. Ancak doğru sonuç için ilk şart, verinin yapısını ve analizde cevap aranacak soruyu açık biçimde tanımlamak.
Yapay zekâ ile Excel analizi yapılırken örnek satırlar paylaşılabiliyor, Excel veya CSV dosyasının tamamı yüklenebiliyor ya da Excel’in kendi yapay zekâ özelliklerinden yararlanılabiliyor. Dosyanın tamamı işlendiğinde tüm veri üzerinden hesaplama yapılabilirken, birkaç örnek satır paylaşılması daha çok analiz planı ve yöntem oluşturmak için kullanılıyor.
ANALİZE SORUYLA BAŞLAMAK GEREKİYOR
Yapay zekâya yalnızca “bu tabloyu analiz et” demek yerine, hangi sorunun cevabının arandığını açık biçimde belirtmek gerekiyor. Sütunların anlamı, kullanılan birimler, tarih aralığı ve bilinen önemli gelişmeler önceden modele aktarılmalı.
Analize başlamadan önce şu bilgiler hazırlanabilir:
-
Sütunların neyi ifade ettiği
-
Verilerin hangi dönemi kapsadığı
-
Para, adet ve yüzde gibi birimler
-
İade, kampanya veya fiyat değişikliği gibi özel durumlar
-
Analiz sonunda cevaplanmak istenen tek ve net soru
Kaynakta, modelden doğrudan sonuç istemek yerine önce hangi kırılımların incelenmesi gerektiğini ve hangi ihtimallerin test edileceğini gösteren bir analiz planı istenmesi öneriliyor.
ÖNCE VERİ KALİTESİ KONTROL EDİLMELİ
Analizden önce dosyanın sağlıklı olup olmadığı kontrol edilmeli. Yapay zekâdan ilk aşamada verileri düzeltmesi değil, yalnızca sorunları tespit edip raporlaması istenebilir.
Kontrol edilmesi gereken başlıca noktalar şöyle:
-
Boş hücreler
-
Yinelenen satırlar
-
Metin olarak kaydedilmiş sayılar
-
Yanlış veya farklı biçimde girilmiş tarihler
-
Aynı şehir ya da kategorinin farklı yazımları
-
Mantıksız indirim ve sayı değerleri
-
Gelecek tarihli ya da olağan dışı kayıtlar
Bu aşamada verinin otomatik olarak silinmemesi ya da değiştirilmemesi önem taşıyor. Çünkü aynı görünen iki satır, gerçekte iki farklı işlemi temsil edebilir.
PIVOTTABLE İLE VERİ ÖZETLENEBİLİR
Binlerce satırlık verinin daha kolay okunabilmesi için PivotTable kullanılabiliyor. Yapay zekâ, hangi alanın hangi bölüme yerleştirilmesi gerektiği konusunda da yardımcı olabiliyor.
Örneğin satış analizi yapılırken:
-
Satırlara ay veya kategori
-
Sütunlara yıl veya satış kanalı
-
Değerler bölümüne ciro, adet ya da ortalama satış
-
Filtrelere şehir veya ürün grubu
eklenebilir.
Hazırlanan PivotTable sonuçları daha sonra yapay zekâya verilerek yorumlatılabilir. Böylece model, ham veri yerine kullanıcı tarafından kontrol edilmiş özet rakamlar üzerinden değerlendirme yapar.
GRAFİK TÜRLERİ AMACA GÖRE SEÇİLMELİ
Her veri setine aynı grafik türünü uygulamak doğru sonuç vermeyebilir. Grafik seçimi, anlatılmak istenen mesaja göre yapılmalı.
Kullanılabilecek grafik türleri şöyle:
-
Zaman içindeki değişim için çizgi grafik
-
Kategorileri karşılaştırmak için çubuk grafik
-
Az sayıdaki parçaların bütündeki payı için pasta veya halka grafik
-
İki sayısal değişken arasındaki ilişki için dağılım grafiği
-
Bir toplamın hangi kalemlerle değiştiğini göstermek için şelale grafik
Grafik başlığının da yalnızca konuyu değil, ana bulguyu anlatması gerekiyor. “Aylık satışlar” yerine, satışların neden arttığını veya azaldığını anlatan bir başlık kullanılması daha etkili kabul ediliyor.
YAPAY ZEKÂNIN BULDUĞU RAKAMLAR KONTROL EDİLMELİ
Yapay zekânın çıkardığı kritik sonuçların ikinci bir yöntemle doğrulanması gerekiyor. Bunun için:
-
PivotTable ile toplamları yeniden hesaplamak
-
Excel filtrelerini kullanmak
-
Ayrı formüllerle kontrol yapmak
-
Tarih ve dönem seçimlerini yeniden gözden geçirmek
gibi yöntemler kullanılabilir.
Ayrıca iki değişkenin birlikte hareket etmesi, doğrudan neden-sonuç ilişkisi olduğu anlamına gelmiyor. Bu nedenle korelasyon sonuçları kesin neden olarak sunulmamalı.
KİŞİSEL VERİLER DOSYADAN AYIKLANMALI
Müşteri adı, telefon numarası, e-posta, adres ve T.C. kimlik numarası gibi bilgiler analiz için gerekli değilse dosyadan çıkarılmalı. Gerekli durumlarda ise isimler kodlarla değiştirilebilir ve eşleştirme tablosu kullanıcının kendi bilgisayarında tutulabilir.
ADIM ADIM YAPAY ZEKÂ İLE EXCEL ANALİZİ
Excel dosyasını yapay zekâ ile analiz etmek isteyenler için süreç özetle şöyle ilerleyebilir:
-
Orijinal dosyanın bir kopyasını oluşturun.
-
Kişisel ve gereksiz verileri ayıklayın.
-
Sütunları ve veri türlerini tanımlayın.
-
Tek cümlelik bir analiz sorusu belirleyin.
-
Yapay zekâdan önce analiz planı isteyin.
-
Veri kalitesi raporu hazırlatın.
-
Sorunlu kayıtları kontrol edin.
-
PivotTable veya formüllerle hipotezleri test edin.
-
Bulguyu anlatan grafik türünü seçin.
-
Kritik rakamları ikinci bir yöntemle doğrulayın.
Doğru yöntem izlendiğinde yapay zekâ, Excel’de yalnızca formül yazdırılan bir araç olmaktan çıkıp veriyi sorgulayan, analiz planı oluşturan ve sonuçların daha anlaşılır sunulmasına yardımcı olan bir analiz desteğine dönüşebiliyor.
